Образец ведения журнала сдачи приемки инвентаря. Образец книги учета материальных ценностей. На какие законы ссылается

Единица учета в экономике – это хозяйствующий субъект. Другими словами, производственное предприятие или коммерческая фирма. Формы учета в компания стандартизированы. Это правило относится и к ведению специальных журналов по учету движения материальных ценностей.

Инструмент и инвентарь – имущество хозяйствующей единицы, которое должно быть отделено от собственности участников и учтено по всем правилам. Журнал учета и выдачи инструмента призван раскрыть все операции, которые производились с предметами с момента их покупки.

Если говорить об отраслях промышленности, то журнал учета инструмента образец именно отраслевой формы не имеет. Это говорит о том, что руководитель сам принимает, решение, в какой форме вести учет используемого инструмента в компании. Главное, чтобы в документе были все реквизиты.

Обязательные реквизиты в документе учета движения инструмента

Модифицировать графы можно, но в пределах основных требований законодательства к первичным документам. Это означает, что журнал учета инструмента должен содержать следующие поля:

Нумерация в порядке заполнения по порядку
Идентификационное обозначение инструмента
Указание на его тип/марку/параметры
Место нахождения/выдачи инструмента

Дополнительно может быть предусмотрена графа «Примечание», в который кладовщик указывает справочную информацию, которая поможет ему понять, где именно и какой инструмент находится.

Журнал учета инвентаря образец

Хозпринадлежности и инвентарь есть во всех компания, а, следовательно, их нужно правильно учесть. Важно понимать, что учитывать предметы можно как в составе основных средств, так и в качестве материалов. Такое правило предписано Приказом 157н Министерства Финансов РФ от 01.12.2010 г. и инструкцией по применению документа.

При отнесении инвентаря к основным активам фирмы, следует посмотреть, соответствует ли имущество критериям ПБУ 6/01 и ограничениям п. 39 вышеназванного приказа. Согласно нормам не могут быть ОС предметы со сроком службы до 12 месяцев, даже если они стоят очень дорого. В любом случае, независимо от варианта учета инвентаря, понадобится журнал.

Правила ведения журнала учета инвентаря

Руководитель обязан специальным приказом назначить ответственного сотрудника по заполнению данного документа. Он отвечает и за сохранность бланков. Более того, документу присваивается собственный инвентарный номер.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: журнал учета инвентаря нужно хранить 45 лет.

До начала ведения записей следует:

Прошить все листы журнала
Скрепить журнал подписью и печатью
Проставить нумерацию всех страниц
Указать дату начала ведения документа

Не обязательно все подготовительные процедуры делать самостоятельно. Можно заказать журнал сразу с готовой прошивкой и нумерацией листов книги.

Как защитить журналы от влаги и загрязнения

Выбирая бланк для покупки, обратите внимание на его обложку, ведь хранить книгу придется несколько десятилетий. Значит, она должна быть надежно защищена от пыли и намокания. С этой задачей хорошо справится процедура ламинирования или наличие фабричной обложки из прочного пластика.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В процессе деятельности организации практически невозможно обойтись без приобретения и использования различных хозяйственных принадлежностей, инвентаря и инструмента. Инструмент может быть как обычным, бытовым, для мелкого ремонта (например, набор гаечных ключей, отверток), так и более дорогостоящим - для выполнения специфических задач.

В бухгалтерском учете инструменты и хозяйственные принадлежности могут относиться как к материально-производственным запасам, так и к основным средствам. На это влияет, в частности, их стоимость и срок полезного использования. Порядок и способы списания стоимости имущества в расходы должны быть закреплены в учетной политике организации.

Количество необходимого и используемого инструмента будет различаться в зависимости от сферы деятельности компании, количества помещений (складов, цехов и пр.), численности работников. Однако даже в небольших компаниях необходимо организовать учет имеющегося инструмента.

Журнал учета и выдачи инструмента можно приобрести в готовом виде в типографии. Обычно готовые журналы выглядят следующим образом: титульный лист, основная часть, оформленная в виде таблицы. Однако компания вправе разработать форму документа своими силами, отразив в документе дополнительную необходимую информацию с учетом особенностей деятельности или, наоборот, упростить ведение данного документа и предусмотреть графы для заполнения самой необходимой информации. Руководитель компании самостоятельно принимает решение, в какой форме вести учет используемого инструмента в компании (приобрести готовый журнал с необходимым оформлением или разработать собственную форму документа).

Не стоит включать в журнал учета инвентаря много полей для отражения информации и усложнять его заполнение. Не стоит забывать о главной функции, которую должен выполнять журнал – учет имеющегося и выданного инструмента. Давайте разберем подробнее, какую информацию необходимо отразить в журнале, как правильно оформить журнал, кто должен отвечать за оформление документа и его сохранность.

Журнал учета инструмента (образец)

Если учет инструмента в организации ведется с помощью журнала, то целесообразно определить сотрудника, который будет отвечать за его заполнение и сохранность. Таким сотрудником может выступать, например, кладовщик или заведующий складом.

Титульный лист журнала может включать название документа, название компании, дату начала и окончания ведения журнала. Основная часть документа оформляется в виде таблицы. Журнал учета инструмента обычно содержит следующую информацию:

Порядковый номер записи;
Наименование инструмента, который был выдан работнику, его инвентарный номер ;
Характеристики инструмента: модель, марка, тех.особенности;
Количество выданных инструментов;
ФИО сотрудника, которому был выдан инструмент (дополнительно можно отразить информацию о структурном подразделении, местонахождении - зависит от численности компании и количества трудящихся в ней работников);
Дата, когда инструмент был выдан;
Подпись в получении инструмента или его сдачи (можно предусмотреть отдельное поле для примечаний).

Журнал учета инструмента обязательно должен быть пронумерован и прошит. Количество листов, которое содержит журнал, необходимо зафиксировать на последней странице. Кроме того, на последней странице журнала необходимо поставить заверяющую подпись руководителя и печать организации (при ее наличии).

Ранее для учитывания поступления и хранения ТМЦ на склад использовалась форма МХ-5, в которой на каждый вид ТМЦ выделялся отдельный раздел.

Форма журнала

Статьей 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” требование об использовании установленных форм документов отменено. Тем не менее, продолжают применяться формы бумаг, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других нормативных актов.

В качестве примера можно привести журнал учета материальных средств, который используется кладовщиками в военных подразделениях. На его примере организация может разработать собственную форму документа.

Журнал учета материальных ценностей, форма 26

Такие книги ведутся бессрочно до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, ФИО и должность ответственного за заполнение лица, дата начала и окончания заполнения документа. Листы нумеруются и прошиваются, скрепляются печатью организации.

Учитывание ТМЦ на предприятии

Учитывание ТМЦ на предприятии ведется в целях контроля за сохранностью, и целесообразностью использования имущества. Информация об имуществе предприятия вписывается в складской журнал. Ведение учета материальных ценностей, как и обязанность внесения записей в документ, ложиться на назначенного директором специалиста - кладовщика. Учитыванию подлежат все виды материальных средств, которые поступили на склад предприятия. Причем, не имеет значения источник их поступления и способ приобретения.

МЦ, поступившие или выбывшие из организации, приходуются или списываются по книге учета в тот же день. Данные, указанные в ней, должны соответствовать наличию материальных средств на предприятии.

Кладовщик выдает сотрудникам МЦ под роспись. Информация обо всех выданных МЦ вносится в книгу.

Периодически в организации проводится проверка наличия имущества и состояния учетной документации в организации. Информация о результатах проверки сверяется с данными книги, о чем делается отметка в соответствующем разделе.

Если в учреждении материальных ценностей не много, то достаточно отразить в бухучете их поступление и дальнейшее списание при износе. использовании, передаче. То есть не обязательно заполнять складской журнал; ведение учета материальных ценностей оправданно, если на предприятии числится большой запас материальных активов, и их использование подразумевает движение между структурными подразделениями. Такой подход позволяет обеспечить соответствующий контроль над сохранностью и целевым использованием имущества предприятия.

Руководитель организации должен назначить ответственного работника, который и будет регистрировать записи в журнале. Обычно данные обязанности возлагают на кладовщика либо на иное материально-ответственное лицо, например заведующего складом или заведующего хозяйством.

Бланк документа: какой использовать

Для учета движения ТМЦ используйте специальный журнал выдачи материальных ценностей, образец можно разработать самостоятельно. Такое право закрепляет закон № 402-ФЗ. Либо используйте унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.

Например, для отражения поступлений ТМЦ, можно применять форму МХ-5 (ОКУД 0335005).

Для отражения расхода материальных ценностей применяется иной бланк — МХ-6 (ОКУД 0335006).

В военных подразделениях, где ведется строгий учет боеприпасов, оружия и техники, используется специальная форма: журнал учета материальных средств форма 26.

На основании данных унифицированных форм учреждение вправе самостоятельно разработать бланк, который будет отвечать всем специфическим особенностям деятельности. Такой бланк следует утвердить в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении.

Как вести журнал

Ведение учетного регистра имеет свои особенности:

Записи в документ может вносить только ответственный работник.
Регистрации подлежит все имущество предприятия, независимо от количественных, качественных и стоимостных характеристик.
Ответственный работник выдает ценности работникам и(или) материально ответственным лицам под подпись.
При поступлении или выбытии ТМЦ информация отражается в учетном регистре в тот же день.
Итоговые данные журнала на конкретную дату должны совпадать с фактическим наличием ТМЦ.

Как заполнить

Журнал учета материальных ценностей (образец заполнения) по структуре не отличается от обычных учетных регистров. Он состоит из титульного листа и страниц, оформленных в виде таблицы.

Титульный лист заполняется один раз — при создании документа. Здесь указывается следующая информация:

наименование учреждения и наименование структурного подразделения;
период, за который вносятся записи (месяц, квартал, год, в зависимости от количества операций);
указывается информация о должности и Ф.И.О. работника, ответственного за ведение регистра.

Допустимо указать дополнительные сведения. Например, вид деятельности по ОКВЭД, ИНН, ОКПО, КПП и прочие регистрационные данные.

Табличная часть документа заполняется данными о передвижениях ТМЦ:

Проставляется номер по порядку.
Затем вносится дата совершения операции.
Указываются данные первичного документа, на основании которого вносится запись. Например, при поступлении ТМЦ укажите номер и дату товарной накладной. При выбытии — номер и дату акта на списание, передачу.
Укажите получателя. Если это сотрудник учреждения, то пропишите должность и Ф.И.О., если сторонняя компания, то укажите наименование фирмы.
Зарегистрируйте наименование ТМЦ, единицу измерения и стоимость за товар, затем укажите количество и сумму из расчета на выданное (полученное) количество.

Вы можете заполненный журнал учета материальных ценностей скачать бесплатно.

Лишь правильная организация работы складского помещения сможет гарантировать предприятию сохранность материальных запасов и готовой продукции. Чтобы учет и контроль были на высшем уровне, необходимо, чтобы этим делом занимались квалифицированные сотрудники. В качестве основной документации в этом случае требуется использовать стандартные журналы учета склада, а также различные бланки и карточки.

Качественно выполненные, оформленные в соответствии с действующим стандартом, бланки и журналы не только позволяют организовать первичный учет, но и служат документами, которые помогают обеспечить порядок на складе. Отдельные виды журналов ведутся особым образом. Это касается документов, которые отражают поступление отравляющих или вредоносных веществ. Такая документация должна быть прошита, пронумерована и заверена печатью. Рассмотрим подробно, какие журналы для склада являются обязательными, и каким образом они используются.

Виды журналов, наименование

Выбор комплекта журналов для конкретного предприятия зависит отряда внешних факторов. Прежде всего, это размеры склада, наличие у помещения дополнительных помещений, типа чердака или подвала, назначение складского помещения, частота оборачиваемости. Нижеперечисленные журналы не являются обязательными для всех предприятий и складов, однако, руководство должно заранее позаботиться о приобретении необходимых форм, чтобы избежать штрафных санкций в будущее. Рассмотрим, какие виды журналов бывают:

поступления сырьевых ресурсов и производственных материалов;
поступления или отгрузки готовой продукции;
СГЗП и тары;
технического назначения: освидетельствования тары, приема-сдачи и осмотра электропогрузчиков, осмотра такелажа, механизмов и оборудования;
регистрации инвентарного учета;
контроля доставочных участков;
проверки знаний работников, которые обслуживают грузоподъемные механизмы и машины;
учета средств подмащивания;

Каждый из указанных бланков имеет унифицированную форму и соответствует тем стандартам, которых придерживается действующее законодательство.

Предназначение

Основное назначение данной документации – это использование работниками складского помещения. Сотрудники обязаны заполнять первичную документацию по любой операции, проведенной на складе и касающейся материальных ценностей. В обязанности ответственных лиц входит не только составление итоговой отчетности, но и регулярное заполнение внутренней документации, в частности стандартных бланков и журналов.

Порядок и сроки заполнения документации устанавливаются руководством компании и государством. Кроме перечисленных журналов для оформления операций на складе необходимо использовать такие бланки, как: складское свидетельство, квитанция, доверенности М-2 и М-2а, акты МХ-1 и СХ-3 и другие виды документации.

Ответственность за заполнение документации ложиться на заведующего складом. Сотрудник должен иметь представление о порядке заполнения необходимых регистров и вносить все необходимые данные регулярно.

Документация такого рода необходима для предприятий, которые занимаются производственной или торговой деятельностью. Когда необходимо размещать сырье или готовую продукцию, а также товары для реализации. Каждое предприятие выбирает тот комплект документации, который определен законодательно.