Когда составлять график отпусков на год. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец. Что он содержит

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков на 2017 год нужно составить до 17.12.2016

Статья 123 Трудового кодекса РФ содержит требование утвердить график отпусков на 2017 год не позднее 17 декабря 2016 года. Из нашего сегодняшнего материала читатель узнает, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год.

В графике отпусков следует указать время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для работников на следующий год. В графике в обязательном порядке нужно заполнить графы 1-6.

Важно понимать, что график отпусков до указанной даты должны утвердить все работодатели, в том числе и микро-организации. Это связано с переходом на применение типовых трудовых договоров с 2017 года. Утверждение графика отпусков на 2017 год является, обязательным и работодатель не вправе отказаться от этой процедуры.

В нашей статье мы рассмотрим, что такое график отпусков, основные правила и цели его оформления и другие важные нюансы составления этого документа. В нижней части страницы можно бесплатно скачать форму Т-7 .

Что такое график отпусков?

График отпусков является документом, контролируемым трудовой инспекцией и реже налоговой службой. Право на ежегодный отпуск имеет каждый работник предприятия или организации. Для того чтобы предприятие не остановилось, если работники выразят желание уйти на отдых одновременно, составляют график отпусков.

График отпусков — это расписание ежегодного оплачиваемого отдыха. Документ составляется с соблюдением очередности. График гарантирует пребывание на работе необходимого количества работников организации во время отдыха остальной части сотрудников.

Документ составляется с учетом норм Трудового кодекса РФ с определенной частотой и периодичностью в произвольной или унифицированной форме № Т-7 .

Для чего необходим график отпусков?

В независимости от количества работников, график отпусков необходимо обязательно создавать в любой организации или на предприятии. В Трудовом кодексе содержится норма о том, что этот документ обязателен как для руководителей, так и для работников. Он дает гарантии и принуждает соблюдать закон.

График отпусков отражает очередность отпусков и предупреждает разногласия между работниками и работодателем. Если ТК РФ в вопросе предоставления отпусков не соблюдается, то трудовая инспекция вправе наложить штраф на руководителя организации или предприятия.

Как правило, график отпусков составляется отделом кадров вместе с руководителем предприятия (организации).

Общие правила составления графика отпусков

Итак, как составить заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год? Составление расписания отдыха работников предполагает соблюдение определенных правил и требований действующего Трудового кодекса, в частности:

1. График отпусков утверждается один раз в год и является локальным документом. Документ составляется не позднее декабря текущего года на следующий год.
2. В расписание отпусков можно вносить коррективы по срокам, только если есть документальное основание (например, приказ, подписанный руководством).
3. При составлении графика отпусков руководством должны быть учтены пожелания работников организации.
4. При оформлении документа учитываются особенности трудового процесса на предприятии.
5. В коллективном договоре (или в другом нормативном акте) необходимо указать максимальное количество работников, которые отдыхают одновременно (из одного подразделения).

Как уже отмечалось, график отпусков на 2017 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года.

Требования законодательства РФ к составлению графика отпусков

Составление графика отпусков работников предполагает не только учет их персональных пожеланий, но и соответствие нормам действующего российского законодательства.

При оформлении графика отпусков стоит учитывать следующее:

1. Стаж работы:

Право уйти в оплачиваемый отпуск имеет любой работник фирмы, который проработал в ней не менее шести месяцев.

2. Отдельные категории сотрудников:

• сотрудники до 18 лет;
• женщины перед или после отпуска по беременности;
• усыновители детей, не достигших 3-х месяцев.

3. Сотрудники по совместительству:

4. Сотрудники, которые не использовали отпуск за предыдущий год:

Они вправе выбрать удобный период для своего отпуска. Их пожелания отражаются в графике в первую очередь.

Читайте также: В какой срок должны выплатить расчет при увольнении

5. Работники, поступающие в вузы и их родители:

При поступлении в вуз или если сотрудник является родителем 9-ти или 11-тиклассника. он может выбрать удобное время для ухода в отпуск (это касается и жителей Крайнего Севера, если их дети поступают в учебные заведения в другие регионы РФ).

6. Дополнительные ежегодные отпуска:

Для граждан, чья работа связана с опасными условиями труда или вредным производством, предусмотрена возможность получения дополнительного ежегодного отпуска. Этот вид отпуска вносится в график отпусков.

7. Два отпуска:

Работники, принятые на работу в конце календарного года, вправе получить два отпуска. Например, сотрудник устроился на работу в конце ноября. В этом случае он имеет право первый раз уйти в отпуск в конце июня, а второй раз — получить отпуск до окончания года за следующий год.

8. Очередность предоставления отпусков:

Устанавливается исходя из интересов сотрудников, которые имеют право на первоочередный отпуск в любое время года. Необходимо составить список таких работников, чтобы при оформлении графика отпусков, чтобы учесть их требования в первую очередь.

9. Продолжительность отпуска:

Длительность стандартного отпуска в РФ — 28 дней. При этом отпуск может быть увеличен за счет наличия дополнительных отпусков. Существует перечень профессий, представители которых имеют право на более длительный отпуск (например, госслужащие, судьи, работники прокуратуры, полиции, таможни, педагоги и прочее).

Кто может уйти в отпуск в любое удобное время?

При составлении графика отпусков, необходимо учитывать, что в соответствии с законодательством РФ есть категории граждан, которые вправе уйти в оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время года, а именно:

• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• работники возрастом до 18 лет;
• жены (мужья) военнослужащих вправе уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом;
• мужья, чьи жены в отпуске по беременности (родам);
• женщины, которые имеют двоих или более детей (в возрасте до 12 лет) вправе требовать отпуск летом.

Кто вносит изменения в график отпусков?

Внесением изменений в график отпусков обычно занимается отдел кадров организации. Кадровики должны учитывать интересы льготных категорий работников фирмы. После этого издается приказ о графике отпусков. Начальники подразделений организации должны быть ознакомлены с этим документом.

По завершении коррекции графика, работники отдела кадров направляют исправленный документ персоналу для обсуждения. Это касается в первую очередь тех сотрудников, чьи пожелания по поводу отпуска не были соблюдены и сроки отдыха были сдвинуты.

Руководство отделов предприятия также рассматривает исправленный вариант графика отпусков. Связано это с тем, что в некоторых случаях присутствие определенных работников на предприятии в конкретное время года является обязательным.

Как правило, при переносе отпуска одному сотруднику, смещаются графики отдыха и других работников, а поэтому очень важно согласовать изменения в документе со всеми лицами, которых затронули корректировки.

Таким образом, при составлении графика отпусков на следующий год, крайне необходимо предусмотреть возможность внесения изменений в документ заранее. После того, как коррекция графика завершена, его снова направляют в отдел кадров и оформляют сводное расписание на все предприятие.

Все это делается после подписания приказа о составлении графика отпусков работников. Но это делать необязательно, ведь шапке раздела «Утверждаю» графика отпусков руководитель организации ставит подпись, которая выполняет роль приказа.

Унифицированная форма Т-7 — график отпусков

График отпусков составляется по форме, утвержденной руководителем организации приказом к учетной политике или с применением унифицированной формы № Т-7 (утвержденная постановлением Госкомстата России еще в 2004 году).

Кадровики придерживаются мнения, что составлять график отпусков можно в произвольной форме. При этом расписание отпусков относится к первичной документации, а значит, правильнее использовать унифицированную форму документа Т-7 «График отпусков».

Правильно оформленный график очень важен для финансовой составляющей организации, в связи с тем, что на основании этого документа будет производиться выплата отпускных.

Нужно отметить, что унифицированная форма Т-7 «График отпусков» не предусматривает разделения отпуска на части, и, поэтому каждый работодатель должен решить этот вопрос в индивидуальном порядке. Как вариант, в документ можно включить дополнительные строки и добавить графу с подписью сотрудника.

Заполненный график отпусков работников на 2017 год должен быть заверен подписью начальника кадровой службы, а если этой должности на предприятии нет, то подписью другого уполномоченного работника (это может быть, например, главный бухгалтер).

После этого, график отпусков должен быть утвержден руководителем предприятия или индивидуальным предпринимателем, который является работодателем. Работников обязательно нужно ознакомить с графиков отпусков на год под роспись.

Тоже может быть полезно:

Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2017)

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный;
• неиспользованный в предшествующем году;
• оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которая содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2016-2017 годов

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. Сделать это можно как в форме самого графика, так и в отдельном распорядительном документе.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Читайте также: День для поиска работы при сокращении

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ). Т.е. график отпусков на 2017 год нужно было утвердить не позднее 16.12.2016 г. (17 декабря — суббота), а график на 2018 год должен быть утвержден не позднее 15.12.2017 г. (17 декабря — воскресенье).

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике

В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор

Количество дней отпуска

Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все-все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).

Предполагаемая дата начала отпуска

Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).

Возможность разделения отпуска на части

График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 21.11.2016 г.

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2017 год

1. Руководителям подразделений не позднее 05.12.2016 г. представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2017 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 14.12.2016 г.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22. 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2017 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Каждая организация и ИП обязаны составлять график отпусков . На 2020 год этот документ следует утвердить до 15 декабря .

Порядок составления и утверждения

При составлении графика отпусков следуют соблюдать такие правила :

Все вопросы, касающиеся отпусков, закреплены в российском Трудовом кодексе. Так, например, гласит, что каждый год работнику любого предприятия должен предоставляться отпуск с сохранением рабочего места, а также заработной платы.

Необходимость для маленькой организации

Небольшим фирмам также нужно разрабатывать график отпусков для своих сотрудников. Если людей в организации работает не так уж и много, и без того или иного работника никак не обойтись, то можно разбить отпуск на части , и на несколько дней возложить рабочие функции отдыхающего на какого-то другого сотрудника.

В маленькой фирме проще договориться с людьми насчёт времени для отдыха, потому что все члены коллектива заинтересованы в поддержании беспрерывного рабочего процесса.

Составляет документ на отпуск в таких организациях бухгалтерия, но лишь в том случае, если на фирме отсутствует отдел кадров. В унифицированной форме Т-7 можно написать приблизительные даты отпусков, а потом скорректировать их в зависимости от тех или иных обстоятельств.

Внесение изменений

Начальнику отдела кадров или бухгалтеру, занимающемуся составлением графиков на отпуск, нужно обязательно помнить, что в унифицированной форме Т-7 следует написать количество дней отдыха для каждого работника, а также дату запланированного отпуска.

Но в том случае, когда у человека появляется повод отменить отпуск, то отдых можно перенести на иную дату. Все изменения и основания для них вносятся в форму Т-7, а именно:

• в гр. 7 вносится фактическое число невыхода человека на работу;
• в гр. 8 записывают основание, по которому принято решение перенести отдых для работника (в качестве основания может служить заявление сотрудника с просьбой перенести ему отпуск);
• в гр. 9 указать предполагаемую на взгляд работника новую дату, когда он сможет не выйти на работу;
• гр. 10 – для разных отметок, примечаний.

Какие сведения стоит отразить

В графике на отпуск по форме Т-7 следует написать фамилию, имя, отчество каждого сотрудника организации, его должность или профессию, а также его табельный номер. Обязательно указывается количество дней и дата запланированного отпуска, а также фактическое число невыхода на работу и причина, по которой отдых работнику был перенесён.

Но отдых отображается и в табеле учёта рабочего времени по форме Т-12. В этом случае нужно каждому сотруднику написать свой код отпуска. Если человек отдыхает в связи с основным ежегодным отпуском, то буквенный код будет «ОТ», а числовой «09». Дополнительный оплачиваемый отпуск кодируется так: «ОД» и «10» соответственно.

Права отдельных категорий работников

Составляя график отпусков, в первую очередь необходимо учесть пожелания той категории граждан, которые имеют льготы. Согласно закону, льготники имеют право уйти на отдых, когда им захочется.

1. Лица, которые подверглись радиации вследствие катастрофы на ЧАЭС.
2. Герои СССР и герои России.
3. Почётные доноры страны.
4. Ветераны войны и ветераны труда.
5. Сотрудники, не достигшие 18 лет.
6. Лица, работающие по совместительству.
7. Сотрудницы, которым положен отдых по беременности и родам.
8. Мужчины, чьи жёны находятся в отпуске в связи с беременностью или родами.
9. Усыновители детей в возрасте до трёх месяцев.
10. Работницы, у которых два или более ребёнка в возрасте до 12 лет.
11. Родитель, которому нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение после окончания школы.

Образец приказа о составлении

Руководитель предприятия или директор фирмы приказ о написании графика отпусков составляет в письменной форме . Ответственность за выполнение приказа возлагается на начальника кадров или главного бухгалтера.

ООО «Спектр»

ИНН 756890675312

Москва, ул. Ленинградская, стр.5,

ОГРН 1068645086731

Приказ №3

о подготовке графика оплачиваемых отпусков

В целях подготовки графика оплачиваемых отпусков на 2020 год и во исполнение ст. 123 ТК РФ приказываю:

Начальнику отдела кадров Ткач В.А. в срок до 06 декабря 2019 года на основании предложений всех сотрудников организации, работающих в штате и по совместительству, составить график отпусков на 2020 год. При этом необходимо учесть:

а) очерёдность предоставления отпусков, исходя из производственных задач;

б) мнение профсоюзов;

в) пожелания льготных категорий сотрудников;

г) просьбы работников по разделению отпуска на части или перенесению его на другой период;

д) планируемые отпуска совместителей.

Директор ООО «Спектр» Петров А.О. / подпись /

С приказом ознакомлены:

(должность, Ф.И.О., подпись) « » г.

Форма и образец графика

График отпусков по форме Т-7 могут использовать в своей работе организации разных форм собственности. Нужно заполнить раз в год всего один образец этого документа. А отсутствие графика навлечёт штрафы на предприятие и взыскания на должностные лица.

Особенности хранения и ответственность

График разрабатывается сроком на один год , и хранить его нужно столько же. За отсутствие документа на предприятии предусмотрена административная ответственность и финансовая санкция.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ , на организацию могут наложить штраф в размере до 50000 рублей . Также, на 1000 или даже 5000 рублей могут оштрафовать и должностное лицо, которое должно было подготовить график отпусков.

Сроки: норма и сверх нормы

Составить и утвердить график на отпуск для своих сотрудников нужно за две недели до нового года . До 16 декабря каждого года этот документ должен быть готов и подписан руководителем.

Длительность оплачиваемого отпуска по норме составляет 28 календарных дней .

Если у сотрудника есть дополнительный отпуск, возникший в связи с работой на вредном или опасном участке производства, то общая продолжительность отдыха увеличивается.

Отпуск также увеличен для учителей, судей, сотрудников полиции, государственных служащих и других отдельных категорий граждан.

Отражение отпуска в табеле учета

Согласно российскому законодательству (ст. 91 ТК РФ), юридические лица и ИП обязаны вести табель, в котором учитывается рабочее и нерабочее время по каждому сотруднику. В этом табеле по форме Т-12 также отражается и отпуск.

Для каждого вида отпуска есть своё обозначение:

1. ОТ – очередной оплачиваемый отпуск.
2. ОД – дополнительный оплачиваемый отпуск.
3. ДО – административный, без сохранения заработной платы.
4. Р – по беременности и родам.
5. ДБ – дополнительный без оплаты.

Несоответствие фактического отпуска с запланированным

На практике бывает так, что фактический отпуск не соответствует тем датам, которые внесены в табель, разработанный на год вперёд. Число месяца, когда человек действительно ушёл отдыхать, записывают в графы 7 и 9, а основания для перенесения отпуска и различные примечания записывают в гр. 8 и 10 графика отпусков по форме Т-7.

Для перенесения запланированной даты отпуска на другое число сотрудник обязан написать заявление на имя руководителя своей организации . Самостоятельно уходить в отпуск, не предупредив руководителей, нельзя. Такое действие будет считаться прогулом и может привести к увольнению с работы.

Типичные ошибки

При составлении графиков отпусков работники отдела кадров или бухгалтерии часто допускают такие ошибки :

1. В документ внесены не все сотрудники.
2. Нельзя суммировать накопившийся за несколько лет отпуск, его следует разбить на несколько частей.
3. Не учитывают особенности производственного процесса и дают отпуска в летний период работникам из одного подразделения.

Особенности по составлению данного документа представлены в данном видео.

Согласно ч.1. ст. 123 ТК РФ, во второй половине декабря текущего года кадровая служба предприятия обязана провести работу по составлению графика отпусков (ГО) на следующий год. Так, в 2016 году предельным сроком для оформления такого графика было 16-е декабря.

Порядок составления графика отпусков

Чтобы корректно составить график отпусков, необходимо обратиться к унифицированной форме Т-7, утверждённой Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года. В ней указаны все необходимые к заполнению пункты. Заметим, что индивидуальные предприниматели вправе не пользоваться указанной формой, а составить график в произвольном виде, однако его нужно в обязательном порядке указать в своей Учётной политике. Утверждается ГО соответствующим приказом главы субъекта хозяйствования.

Чтобы у сотрудников предприятия не было претензий (споров) с кадровой службой, необходимо перед оформлением графика узнать следующие ведомости:

количество дней отпуска по закону, на которое может претендовать сотрудник (для этого нужно знать дату его приёма на работу, а также общую продолжительность отпуска в соответствии с трудовым договором);

наличие/отсутствие у работника льгот, дающих ему право выбора конкретного времени отпуска;

другие нюансы, влияющие на количество дней планового отпуска.

Кроме того, кадровая служба предприятия должна лично опросить каждого сотрудника на предмет его предпочтений по времени отпуска. Для этого можно предложить им заполнить листы опроса или же прописать свои пожелания в электронном документе, открытом в общем доступе по сетке предприятия.

Разрабатывая ГО, кадровик обязан по максимуму удовлетворить пожелания сотрудников касательно временных рамок отпусков, но, при этом, не действовать в ущерб предприятию.

Крупные предприятия/организации изначально составляют график по каждому структурному подразделению и только потом компонуют его в один документ. ]

Заполняя ГО, можно сгруппировать сотрудников в алфавитном порядке или же распределить по хронологии предстоящего похода в отпуск.

Форма графика отпусков

Отпускной график составляется на основе общеобязательных нормативно-правовых актов и локальных документов, действующих на предприятии.

Так, при составлении ГО необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ и другими законодательными нормами. Чтобы определить выходные и праздничные дни, следует обратиться в Производственному календарю на 2017 год. Из локальных актов кадровику будут полезны Положение об оплате труда, а также пункты коллективного договора, указывающие на общую продолжительность дополнительных отпусков.

Следует учитывать, что в отпускной график на следующий год должны быть внесены все сотрудники, включая тех, кто на дату утверждения ГО не отработал полгода на предприятии. Однако, предоставить оплачиваемый отпуск работнику, не проработавшему 6 месяцев, может только руководитель предприятия.

Не стоит забывать о дополнительных отпусках, которые положены определённым категориям работников по закону. Они также прописываются в графике. А вот нерабочие периоды (админ. отпуска, социальные отпуска по беременности и родам, уходу за ребёнком) в ГО указываться не должны.

Есть определённые категории работников, которым в первую очередь предоставляется право выбора отпускного времени, к ним относятся:

беременные женщины;

совместители;

работники, не достигшие совершеннолетия.

Форма графика отпусков содержит в себе графу, где дальнейшем нужно будет проставить фактический период времени, в котором работник отгулял законный отпуск.

В графе «Примечания» допускается указание на возможные моменты в предоставлении ежегодных отпусков. К примеру, в ней можно прописать общее количество дней отпуска работника, если он планирует отгулять свой очередной отпуск и присоединить к нему 7 дней оставшегося отпуска за предыдущий период. Необходимо помнить, что в соответствии со ст.124 ТК РФ, работники могут отгулять оставшиеся дни предыдущего отпуска только в пределах одного года с даты их просрочки.

График отпусков должен быть заверен уполномоченным лицом кадровой службы предприятия, а его утверждение происходит по приказу главы предприятия. Если субъект хозяйствования имеет свой профсоюз, тогда ГО также согласуется и этим органом.

После того, как график отпусков составлен и утверждён, кадровая служба обязана ознакомить персонал с данным документом, причём под роспись.

Ответственность за нарушения законодательства о графике отпусков

Статьёй 123 Трудового кодекса установлена ответственность как кадровой службы за отсутствие вышеуказанного графика, так и санкции для персонала предприятия, которые не придерживаются разработанной для них схемы отпусков.

Чётко составленный и выверенный график поможет организовать правильный рабочий процесс на протяжении всего года, а также обезопасит предприятие от резкого оттока сотрудников в летний период. К тому же, наличие графика отпусков позволит исключить возможные вопросы со стороны трудовых инспекций, а также неприятные ситуации со скандальными работниками.

Основной обязанностью кадровой службы субъекта хозяйствования является точное следование утверждённому графику во время предоставления отпусков работникам.

За отсутствие ГО на предприятии (или у ИП с наёмными работниками) инспекция по труду имеет полное право привлечь ответственных лиц работодателя к административному взысканию, а именно – штрафу:

должностное лицо штрафуется на сумму от 1-5 тыс. руб.;

индивидуальный предприниматель также несёт админ. наказание в сумме от 1-5 тыс. руб.;

юрлицо может быть оштрафовано на сумму от 30-50 тыс. руб.

Если указанный административный проступок будет выявлен повторно, трудовые инспекции накладывают более жёсткие санкции:

должностное лицо будет оштрафовано на сумму от 10-20 тыс. руб. и даже может быть дисквалифицировано на срок от года до трёх лет.

юридическое лицо понесёт ответственность в сумме от 50-70 тыс. руб.

Остались вопросы касательно процедуры оформления графика отпусков? Интернет-бухгалтерия «Энтерфин» станет надёжным помощником в ведении не только бухгалтерии, но и кадрового делопроизводства на предприятии. Раздел «ДОКИ», доступный каждому зарегистрированному пользователю, содержит в себе множество бланков, образцов и рекомендаций по их заполнению. Более того, в любой сложной ситуации на помощь клиентам приходит техническая поддержка и эксперты, оказывающие круглосуточные консультации по любым вопросам ведения предпринимательской деятельности!

На 2017 год график отпусков устанавливает очередность, в которой сотрудники предприятия имеют право на отдых. Об этом говорится в первой части 123 статьи ТК России. Данный документ, как отмечается во второй части 123 статьи ТК РФ, является обязательным как для всех работников, так и для руководителя предприятия.

В случае отсутствия графика на 2017 год или если этот график сформирован с нарушениями, виновные в этом в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства России о труде и об охране труда. На виновных лиц могут быть наложены следующие наказания:

Предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей - на должностных лиц;

Штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей - на юридических лиц.

2017: оформление и утверждение графика отпусков

С целью формирования графика отпусков на 2017 год существует возможность:

Использовать унифицированную форму под номером Т-7. Последняя утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации под номером 1 от 5.02.2004 года;

Учитывая положения 9 статьи Федерального закона под номером 402-ФЗ от 6.12.2011 года с именем «О бухгалтерском учете» и информации Минфина РФ под номером ПО-10/2012.

Данный график отпусков должен подписать начальник кадровой службы, а утвердить - руководитель предприятия.

При наличии в организации профессионального союза при формировании графика необходимо учитывать и его мнение. О вышесказанном говорит закон, а именно - первая часть 123 статьи ТК России.

Важно данный график отпусков на 2017 год утвердить не позднее 16.12.2016 года. Эта информация указана в первой части 123 статьи ТК России. Именно к этому указанному дню график должен быть сформирован.

От чего именно зависит содержание графика отпусков на 2017 год

В случае формирования графика существует необходимость в учете специфики работы предприятия и всех пожеланий работников, а также особенности трудовых договоров определенных категорий сотрудников:

Право на отпуск могут иметь работники, которые на предприятии уже проработали более 6 месяцев. Этот факт указан во второй части 122 статьи ТК России. Категории сотрудников, которые имеют право взять отпуск раньше срока мы перечислим ниже;

Какие же работники имеют право уйти в отпуск, если они в компании проработали меньше шести месяцев. Перечень этих работников приводим далее:

Согласно третьей части 122 и 267 статей ТК, сотрудники до 18 лет имеют право уйти в отпуск в удобное для них время;

Беременные женщины, а также те, которые находятся в отпуске по беременности и родам имеют право уйти в отпуск перед самым отпуском по беременности и родам или после него. Это ясно сказано в третьей части 122 и 260 статьи ТК России;

Сотрудники, которые усыновили ребенка или детей в возрасте до 3 месяцев имеют право уйти в отпуск в период с момента усыновления в достижении ребенком 3 месяцев. Законодательный акт, подтверждающий это - третья часть 122 статьи ТК России;

Сотрудники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам имеют право на отпуск в период отпуска по беременности и родам (четвертая часть 123 статьи ТК России);

Сотрудники, с которыми заключен договор по совместительству, имеют право на отпуск одновременно с отпуском, который предоставлен по основному месту работы (первая часть 286 статьи ТК России).

Сотрудник вправе получить право на долгосрочное получение отпуска. Если сотрудник имеет льготную категорию, то его отпуск должен быть запланирован в графике отпусков в период до завершения времени трудового договора.

Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть указано, что отпуск может предоставляться сотруднику до завершения 6 месяцев непрерывной работы. В данной ситуации отпуск работнику нужно указать в график отпусков. При отсутствии подобной договоренности нет никакого смысла вносить данного сотрудника в график отпусков, потому что он еще не имеет права на отпуск.

Если договор между сторонами начинается и заканчивается в данном году, то руководителю предприятия нужно планировать отпуск сотрудника на следующий год, поскольку трудовые отношения заканчиваются в его наступлении.

В случае увольнения руководитель организации обязан выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы. Об этом говорится в первой части 127 статьи ТК России.

Планирование количества дней отпуска в графике на 2017 год

Ежегодный отпуск, предоставляемый работнику, длится двадцать восемь календарных дней. Об этом говорится в 115 статье ТК России.

Удлиненные вышеупомянутые отпуска могут иметь следующие работники:

Согласно 267 статье ТК России, сотрудникам в возрасте до 18 лет разрешается отпуск в 31 календарный день;

Независимо от группы инвалидов работают инвалиды - не менее тридцати календарных дней. На этом отмечено в 23 статье Федерального закона под номером 181-ФЗ от 24.11.1995 года;

Педагогические сотрудники - от сорока двух до пятидесяти шести календарных дней. Об этом говорится в 334 статье ТК России, постановлении Правительства России под номером 466 от 14.05.2015 года;

Государственные служащие имеют отпуск тридцать или тридцать пять календарных дней в зависимости от того, какую должность они занимают. Об этом говорится в 46 статье Федерального закона под номером 79-ФЗ от 27 июля 2004 года.

В случае формирования графика отпусков в него необходимо заложить удлиненную продолжительность основного оплачиваемого отпуска таких сотрудников.

За вредные условия труда, ненормированный рабочий день, особый характер работы на Крайнем Севере, а также приравненных к нему регионах работнику также добавляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Вышесказанное указано 116-119 статьях ТК России.

При исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска по количеству дней добавляются к ежегодному основному оплачиваемому отпуску. Об этом говориться во второй части 120 статьи ТК России. Аналогично необходимо сделать и в случае формирования графика отпусков - добавить продолжительность дополнительного и основного отпуска.

Нужно ли на 2017 год в график отпусков закладывать...

Учебный отпуск

График отпусков формируется и утверждается для ежегодных дополнительных и основных отпусков. А учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к вышеназванным отпускам не имеет.

Если же сотрудник предприятия может, например, работать и сдавать экзамены, то учебный отпуск оформлять нет необходимости и этого делать не нужно.

При отсутствии же такой возможности, сотрудник предприятия должен предоставить руководителю предприятия справку-вызов, а также заявление о предоставлении ему необходимого отпуска.

Также следует отметить, что учебные отпуска в график отпусков не вносят.

Накопленный, но при этом неиспользованный отпуск

К наступлению нового календарного года сотрудник имеет возможность накопить отпускной стаж, дающий ему право использовать большее количество дней отпуска, больше, чем предоставляется в определенный календарный год. Поэтому надо ли это учитывать при формировании календаря отпусков?

Руководитель предприятия подобные отпуска может включить на очередной календарный год или предоставить их сотруднику в результате договоренности с ним. Об этом говорит письмо Роструда под номером 473-6-0 от 1.03.2007 года.

Включение неиспользованного отпуска в график предприятию дает возможность в большей степени рационально использовать свой фонд рабочего времени, а также действовать в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации:

В течение 2 лет подряд запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск. Этот факт указан в четвертой части 124 статьи ТК Российской Федерации;

Согласно третьей части 124 статьи ТК России, неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего времени, на который предоставляется данный отпуск.

Обычно работники предприятий накопленные отпуска используют не сразу, а постепенно.

Прежде всего в определенном текущем периоде работник предприятия должен пользоваться отпуском за текущий год. На этом отмечено в первой части 122 статьи ТК России. Также нужно сказать, что для неиспользованных отпусков прошлого периода может быть любая очередность.

Если не использованы отпуски не будут включены в график отпусков, то сотрудник также имеет право использовать их так, как он хочет. Получив согласие руководителя предприятия, работник может взять отпуск за прошлый год в любое время нынешнего календарного года.

Изменение графика отпусков на 2017 год

В случае существующей потребности, график отпусков существует возможность изменить.

Перенос по написанному работником заявлению. В первой части 124 статьи ТК России сказано, что сотрудник по личным обстоятельствам имеет право перенести отпуск. В этом случае корректирующие данные необходимо внести в восьмую и девятую графы графика отпусков, который сформирован по форме под номером Т-7.

Сотрудника предприятия отозвали из отпуска. Как говорится во второй части 125 статьи сотрудник предприятия, будучи в отпуске, может быть отозван из него.

Форма под номером Т-7 не имеет специальной графы для внесения данных, касающихся отзыва. В данном случае существует возможность использовать 10 графу под названием «Примечание». Именно в этой графе нужно отметить, что сотрудник из ежегодного отпуска был отозван, а также после этого поставить дату отзыва. В восьмой графе необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска, а в девятой графе - дату начала использования остальных дней данного отпуска.

Существует ли необходимость из-за новых сотрудников менять график отпусков?

В случае приема новых сотрудников на работу нет необходимости в изменении графика отпусков.

Однако иногда бывает удобно составить план отпусков сотрудников, которые недавно прибыли на предприятие. Порядок внесения подобных изменений в график отпусков не установлено.

Сейчас на практике существует возможность встретить 2 варианта действий.

Рассмотрим первый вариант. Дополнительно к действующему графику отпусков создают приложение – подобное письмо по унифицированной форме под номером Т-7, которое содержит записи отпусков новых сотрудников. Данный график должен утвердить руководитель предприятия, а перед этим обязательно согласовать его с профсоюзом. Конечно, если этот профсоюз существует в организации. О вышесказанном говорится в первом пункте 123 статьи и 272 статьи ТК России.

Теперь рассмотрим второй вариант. Согласно первой части 123 статьи ТК России в действующий график отпусков, который утвержден к приему на работу нового сотрудника, не вносят никаких дополнений или изменений. Если сотрудник компании захочет уйти в отпуск, который не включен в график, то он руководителю предприятия должен подать заявление, написанное в произвольной форме. После своего согласия, если такое будет, руководитель компании должен выдать и приказ о предоставлении отпуска. Данные об отпуске вносятся в личную карточку сотрудника.

Ознакомление персонала с графиком отпусков

Как отмечается в третьей части 123 статьи ТК России, руководитель предприятия должен предупредить работника о дате начала отпуска не позднее, чем за 2 недели.

Об обязанности ознакомить работника с графиком отпусков трудовое законодательство ничего не говорит. Данное решение должно быть принято только внутри предприятия.

Графиком отпусков называется локальный нормативный акт, который является обязательным для принятия и выполнения руководителем предприятия и сотрудниками. Это значит, что ни руководитель организации, ни сотрудник не имеют никакого права в одностороннем порядке изменять установленное графиком время ухода в отпуск. Руководитель должен ознакомить всех сотрудников под роспись с принятым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Существует возможность использовать 1 из 2 вариантов ознакомления сотрудников с графиком отпусков.

Первый вариант заключается в том, что сразу же после утверждения графика работодателем пускать по каждому из отделов ознакомительные письма. В них каждый из работников отмечает даты ознакомления с представленным графиком и ставит свою подпись.

Второй вариант ознакомления сотрудников заключается в том, что в случае внесения изменений в утвержденный график, работник предприятия подписывается напротив даты предполагаемого отпуска в десятой графе под названием «Примечание».

Одним из обязательных локальных нормативных актов, которые должны быть утверж­дены работодателем, является график отпусков. Причем составлять и утверждать его нужно ежегодно с учетом пожеланий работников. Если сотрудников в организации много, задача эта не такая уж простая, а времени на ее выполнение осталось немного.

График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.

Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

За такое нарушение могут оштрафовать:

• организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
• индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.

А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:

• для организации – до 50 000–70 000 рублей;
• для ИП – до 10 000–20 000 рублей.

Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.

Опросный лист и оптимальная очередность

Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.

Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:

• работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
  от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
• работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
  (ст. 125 ТК РФ);
• почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).

Обратите внимание

Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.

Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):

• женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• несовершеннолетних работников;
• работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.

Как составить и утвердить

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).

В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.

Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).

В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.

При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:

• при увольнении работника;
• при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.

В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.

В графе 6 указывается дата начала отпуска.

Обратите внимание

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.

После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверж­дение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.

Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.

В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.

В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.

Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.

Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.

ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА

Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.

Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.

ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ

Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.

Как предоставить отпуск по графику

Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:

1. Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
   (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
3. В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
• ежегодного дополнительного оплачива­емого отпуска – буквенным кодом «ОД»
  или цифровым кодом «10».

1. Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).

Как предоставить отпуск не по графику

Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.

В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.

Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва