Отпуска: кому работать? Все способы замены сотрудника. Кто ищет замену работнику на время отпуска Положение о замене сотрудника на время отпусков

Государство гарантирует своим гражданам не только право на труд, но и ежегодное право на отдых. Когда сотрудник уходит в отпуск, следует перепоручить исполнение его профессиональных обязанностей кому-то другому. Как оформить замещение на время отпуска работника с соблюдением требований законодательства? Как оплатить труд работника, который работает и за себя и за отдыхающего коллегу? А как быть, если в отпуск уходит руководитель организации или главный бухгалтер?

Как оформить замещение работника?

Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.

Работодатель может поступить следующим образом:

Замещение сотрудника через найм по срочному трудовому договору

Одним из вариантов замещения сотрудника на время отпуска является . Таким образом организация может принять сотрудника со стороны для исполнения трудовых обязанностей работника, ушедшего в отпуск. Но срочный трудовой договор может быть обжалован в суде при последующем увольнении временного работника, если не будет представлено доказательств выхода на работу основного. Если в соглашении написано, что сотрудник принимается до возвращения из отпуска другого работника, то уволить его можно по совершении этого события. Расторжение трудового договора до окончания периода, указанного в нем, будет незаконным и может быть обжаловано в суде. В этом случае работодателю придется оплатить время вынужденного прогула за весь период, пока будут длиться судебные тяжбы. Одним из вариантов замещения может быть найм удаленного сотрудника (фрилансера), → .

В документе необходимо указать период действия и основания для его заключения, например, предоставление отпуска работнику. Если с основанием все понятно, то вопрос срока действия трудовых отношений весьма неоднозначный. Когда четко известно, на какое время предоставляется отпуск, то проблем с отражением срока в договоре возникать не должно. Но может быть, что сотрудник, ушедший в отпуск, заболел в этот период и вышел на работу позже. Ведь если в соглашении указан один срок, а работник продолжает трудиться после его завершения, то оно может стать постоянным. Чтобы избежать такой проблемы, рекомендуется указывать не точную дату завершения трудовых отношений, а формулировку «на период временного отсутствия (Ф.И.О. работника, которого замещают)».

Замещение работника через совмещение нескольких профессий

Чтобы правильно оформить замещение сотрудника на время его отпуска, следует получить письменное согласие на совмещение должностей. Этот вариант, как правило, экономически подходит работодателю больше. Расходы на оплату в случае совмещения должностей меньше, чем заработная плата нового работника, принятого на работу. Работник, совмещающий обязанности, не освобождается от своей основной работы.

При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение. В таком случае снять их с работника нельзя, он будет иметь право на получение выплат, и суд в дальнейшем подтвердит это.

Возможна ситуация, когда сотрудник не согласен временно исполнять функциональные обязанности другого. Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации.

Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно. Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты.

Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии. Если работник будет исполнять дополнительные обязанности по своей профессии (должности), то это оформляется как увеличение объема работ.

Оформляя совмещение профессий, важно соблюсти определенный порядок действий:

• заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с обязательным отражением срока исполнения добавочных функций, их характера и величины доплаты;
• составить приказ о совмещении. Форма документа произвольная, но необходимо отразить следующие реквизиты – обязанности, срок совмещения, размер доплаты;
• получить роспись сотрудника об ознакомлении с приказом.

Трудовые функции отсутствующего можно передать не одному, а распределить между несколькими работниками. В таком случае с каждым следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, письменно отразить обязанности и оплату, заручиться письменным согласием работника.

Замещение работника через временный перевод

Не требуют письменного согласия случаи, связанные с производственной необходимостью (аварии, несчастные случаи на производстве и т.д.). Но такой перевод возможен только на один месяц. При этом оплата труда должна быть не ниже средней зарплаты на предыдущей работе, обязательно составление приказа с письменной отметкой об ознакомлении с ним сотрудника.

Временный перевод возможен на период, когда отсутствующий работник вновь приступит к исполнению своих обязанностей.

При временном переводе следует составить:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• приказ;
• заручиться письменной отметкой сотрудника об ознакомлении с приказом.

Особо тщательного подхода требует оформление сотрудников, замещающих материально-ответственных лиц.

Внутреннее и внешнее совместительство

Характерным отличием в оформлении внутреннего совместительства является необходимость заключения отдельного трудового соглашения. Связано это с тем, что работник будет делать новую работу в другое, свободное от основного труда время. Этот документ можно заключить с теми лицами, на которых не распространяются ограничения, отраженные в ст. 282 ТК (возраст до 18 лет, вредные или опасные условия труда и т.д.). В трудовом соглашении должно быть указано, что работник принимается на должность на условиях совместительства.

Порядок оформления внутреннего совместительства:

• издание приказа о приеме на работу по совместительству;
• ознакомление работника с приказом под роспись;
• внесение записи в трудовую книжку;
• заполнение отдельной личной карточки.

По внешним совместителям сохраняется та же последовательность документального оформления, перечень ограничений, продолжительность работы и порядок оплаты, что и для внутренних.

Как проходит замещение руководителя

К замещению руководителя на время отпуска предъявляются определенные требования. Обычно это обязательство возлагается на заместителя, в трудовом договоре которого такое обстоятельство оговорено. Это позволяет не издавать никаких дополнительных соглашений. Если же такая возможность в трудовом соглашении не оговорена, то необходимо издать приказ о замещении руководителя. Также порядок замещения руководителя можно отразить в должностной инструкции заместителя. В этом же документе нужно указать, имеет ли право подписи заместитель во время отсутствия руководителя.

Ответы на актуальные вопросы

Ответ. Оплату труда в период замещения главы следует производить согласно приказу, который следует издать руководителю перед уходом в отпуск. В период совмещения обязанностей, увеличения объемов работы заместителю полагается доплата, величина которой устанавливается по соглашению сторон в зависимости от объема дополнительных функций. Если же приказом или дополнительным соглашением не предусмотрена доплата, то оплата труда останется на этот период в прежнем размере.

Вопрос №2. Руководитель предприятия ушел в очередной отпуск. На период отдыха директора его обязанности приказом поручено исполнять главному инженеру. Как правильно это классифицировать, как замещение или совмещение? Надо ли производить доплату?

Ответ. Поскольку главный инженер не прекращает исполнять свои профессиональные обязанности на время замещения директора, то это следует расценивать как совмещение. Поэтому необходимо производить доплату работнику. Величина доплаты определяется соглашением сторон. Закон не регламентирует ни минимальный, ни максимальный размер такой доплаты.

Вопрос №3. График продавца в магазине «шесть дней через шесть». В сентябре один продавец уходит в отпуск, второй будет работать за него после своей смены. Допустимо ли это? Как оплачивать труд при замещении?

Ответ. Такой случай не относится к замещению сотрудника. Это работа в выходные дни. При согласии работника закон этого не запрещает. Основной нюанс заключается в оплате труда. Поскольку это работа в выходные дни, то работодателю придется оплачивать ее не менее, чем в двойном размере.

Вопрос №4. Главный бухгалтер уходит в отпуск. Может ли право второй подписи получить директор, а остальные обязанности на этот период возложить на бухгалтера по зарплате?

Ответ . Нет. Предоставить директору возможность подписывать финансовые документы за себя и главного бухгалтера нельзя. Перед уходом в отпуск главного бухгалтера необходимо обратиться в обслуживающий банк с заявлением об изменении образцов подписей в карточке и передать право второй подписи другому сотруднику. Кроме того необходимо заключить дополнительное соглашение с бухгалтером по заработной плате с отражением суммы доплаты за совмещение. Затем нужно издать приказ о передаче обязанностей главбуха бухгалтеру по зарплате и указать, что право подписи финансовых документов не передается.

Вопрос №5. Как правильно провести документальное оформление замещения обязанностей кассира главным бухгалтером на период пребывания его в очередном отпуске?

Ответ. Перед предоставлением кассиру очередного отпуска нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, который будет его замещать. В этом документе следует отразить величину доплаты, если таковая будет производиться. Кроме того исполнение обязанностей кассира требует заключения договора о полной материальной ответственности. Затем следует издать приказ о совмещении. Кассир должен передать дела главному бухгалтеру, для чего в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы.

Замещение должности на время отпуска основного работника

Обычно уход сотрудника в отпуск не влечет глобальных проблем для компании. Однако когда отпуск затягивается надолго, например, девушка берет основной отпуск, а затем отпуска по БиР и по уходу за родившимся ребенком либо же когда в отпуск уходит начальник организации, без которого работа, конечно, не встанет, но может застопориться на отдельных моментах, работодателю приходится думать о необходимости замещения.

ТК РФ предусмотрел 4 варианта действий при необходимости временно заменить работника:

Временный перевод работника организации на должность отсутствующего сотрудника

В ст. 71 ТК РФ сказано, что перевод сопровождается изменением для трудящегося трудовой функции, структурного подразделения либо местности, где он работал.

В п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 № 2 поясняется, что местность считается измененной, если сотрудник станет работать за пределами населенного пункта, где он первоначально исполнял трудовую функцию. Изменением структурного подразделения будет перевод в иной филиал, цех, отдел и т. д.

Изменение трудовой функции предполагает выполнение работ, ранее не исполнявшихся трудящимся. Например, когда бухгалтера временно переводят на место секретаря, он вместо организации и ведения бухучета принимает звонки, организовывает встречи, совещания и т. д.

По ст. 72.2 ТК РФ перевод осуществляется:

• Меньше чем на месяц — без согласия работника, но только в том случае, если перевод необходим по причине исключительного случая, угрожающего жизни населения, а квалификация временной работы не ниже уровня квалификации сотрудника. В соответствии с п. 17 постановления Пленума ВС № 2 при возникновении спора работодатель должен сам доказывать наличие таких обстоятельств.
• Сроком от 1 месяца до выхода основного сотрудника на работу — без согласия переводимого работника в случае, когда перевод не приведет к изменению условий трудового договора. В иной ситуации согласие работника обязательно.

Работа по совместительству

Совместительство заключается в выполнении работником-совместителем трудовых функций на нескольких работах в разное время.

Совместительство возможно в пределах одной организации или у разных работодателей — внутреннее и внешнее совместительство соответственно. При этом количество таких работ не ограничено, за исключением особых случаев:

Примечание: помимо ограничений совместительства к работникам отдельных отраслей применяются также некоторые особенности регулирования совмещаемых работ. В частности, такие особенности установлены постановлением Минтруда РФ «Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры» от 30.06.2003 № 41.

Оплата замещения на время отпуска основного сотрудника

Способы исчисления оплаты труда отличаются в зависимости от способа замещения:

Оплата при переводе

Труд переведенного работника оплачивается с учетом выполненной работы, но ниже суммы среднего заработка на прежней работе. Такое положение закреплено в ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ, но касается оно только случаев, когда замещение необходимо из-за чрезвычайных обстоятельств.

Не знаете свои права?

Однако до сих пор действует разъяснение Госкомтруда СССР «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.1965 № 30/39, где указано, что оплата за временное возложение на рабочего обязанностей другого работника составляется из должностного оклада и премии по результатам фактически выполненной работы. Когда оплата получается ниже среднего заработка на работе до временного перевода, производится доплата недостающей суммы. Применив метод аналогии, получим, что зарплата переведенного работника будет состоять из оклада за выполненную работу и премии, если она предусмотрена в организации, размером не меньше прежней зарплаты.

По ст. 72.2 ТК РФ только с согласия трудящегося его можно перевести на работу с более низкой квалификацией. Очевидно, что зарплата за такую работу будет ниже, и в случае, когда работник согласился на такой перевод без дополнительного условия о размере зарплаты, логичным будет, что он одновременно соглашается и с окладом, который установлен за работу такой квалификации.

Оплата при работе по совместительству и по срочному трудовому договору

Работа по совместительству и принятие на работу нового временного сотрудника сопровождаются заключением трудового договора, определяющего в том числе и оплату труда.

Оплата при совмещении

За выполнение дополнительной работы за отсутствующего сотрудника параллельно с основной работой по ст. 151 ТК РФ полагается доплата, размер которой устанавливается по соглашению между трудящимся и работодателем.

В основе расчета — содержание и объем дополнительных работ. В письме Минздравсоцразвития РФ «О порядке выполнения работы…» от 12.03.2012 № 22-2-897 содержится уточнение, что доплата не производится, если в должностной инструкции работника предусмотрена обязанность выполнять обязанности сотрудника со схожей трудовой функцией в период его отсутствия.

Оформление замещения

Порядок оформления замещения отсутствующего работника предусмотрен ТК РФ:

• Перевод оформляется письменным соглашением (ст. 72.2).
• Совместительство предполагает заключение трудового договора с каждым работодателем или нескольких договоров с одним работодателем (ст. 282).
• Сотрудник временно принимается на работу вместо ушедшего в отпуск или отсутствующего по иной причине работника путем заключения срочного трудового договора (ст. 59).
• Дополнительные обязанности возлагаются на трудящегося только при его согласии. В письме Минздравсоцразвития РФ № 22-2-897 указано, что вменение дополнительных обязанностей сотруднику оформляется дополнительным соглашением или оговаривается при заключении трудового договора (ст. 60.2 ТК).

После заключения трудового договора или допсоглашения составляется приказ о замещении, который доводится до сведения работника под подпись.

ВАЖНО! Ч. 3 ст. 92 Конституции РФ вменила в обязанность Председателю Правительства РФ заменять Президента РФ, когда последний не в состоянии замещать свою должность. По ст. 25 закона «О Конституционном суде РФ» от 21.07.1994 № 1-ФКЗ, председателя КС при необходимости должен заменить его заместитель.

Такие нормы созданы неспроста. Перенесем их из плоскости государственного управления и спроецируем на деятельность любой организации. Заранее определив порядок замещения не всех, но хотя бы ключевых должностей юрлица, и указав его, например, в трудовом договоре или отдельном локальном акте, руководитель сможет избежать таких проблем, как:

• неразграниченность ответственности при отсутствии работника, который ее нес;
• потеря времени, которое уйдет на поиск и назначение временного работника на должность отсутствующего;
• сложности с поиском временного сотрудника, который готов работать незначительный срок.

При этом под порядком замещения следует понимать в первую очередь определение лица, замещающего отсутствующего работника.

Нюансы при оформлении сотрудника на временную замену

При оформлении замены сотруднику в отпуске необходимо учесть следующие моменты:

1. Временный перевод может стать постоянным при условии, что сам работник не потребовал перевода обратно, а работодатель не предоставил ему прежнего места (ст. 72.2 ТК РФ).

2. При сменной работе отсутствующего сотрудника заменяет его коллега, что оформляется в качестве дополнительной обязанности. При этом нужно помнить, что:

• ст. 103 ТК РФ запрещена работа подряд в 2 смены, поэтому при составлении графика смен нельзя допустить стоящих подряд смен замещаемого и замещающего работников;
• смены, которые работник отрабатывает за отсутствующего сотрудника, приходятся на его выходные, поэтому в силу ст. 153 ТК РФ доплата составляет минимум двойной размер оплаты труда замещающего работника.

3. Иногда требуется заполнение дополнительных документов. Например, при замещении должности кассира работодатель может потребовать от замещающего работника заключить соглашение о материальной ответственности. Такое право предоставлено руководителю в соответствии с перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утв. постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Подведем итоги с помощью таблицы:

Доплата за замещение на время отпуска является важным аспектом взаимоотношений работника и работодателя, когда речь идет о замене. Есть много способов замещения, и от того, какой выберет работодатель, будет зависеть размер доплаты. В нашей статье мы рассмотрим, как происходит замещение отпускников и его оплата.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Существует несколько способов замены отпускников:

• Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
• Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
• Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
• Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

Пример

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность - образец» .

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Как оформляется и оплачивается совместительство

Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.

Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.

Пример

В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.

Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.

Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).

Прием временного сотрудника

Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.

Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.

Итоги

Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.

Лето - долгожданное время для сотрудников и настоящая головная боль для кадровиков. Ведь временное отсутствие даже одного линейного специалиста требует перераспределения человеческих ресурсов. Как и кем заменить работника, уходящего в отпуск?

Совмещение должностей

Пожалуй, это самый распространенный способ замены отдыхающего сотрудника. В этом случае функции отпускника выполняет его коллега, продолжая при этом заниматься своими основными обязанностями, прописанными в трудовом договоре (ст. 60. 2 Трудового кодекса РФ). Естественно, работая «за себя и за того парня» сотрудник вправе рассчитывать на увеличение заработной платы. Согласно статье 151 ТК РФ, размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

«Для возложения на сотрудника дополнительной работы необходимо оформить письменное соглашение к трудовому договору, - объясняет Анна Брандукова, ведущий специалист Департамента трудового права и кадрового делопроизводства ООО “Центр абонентского обслуживания”. - В нем должен быть прописан перечень обязанностей, которые дополнительно поручаются работнику, сроки совмещения, а также размер доплаты». Если обязанности отпускника исполняет несколько человек, то дополнительное трудовое соглашение должно быть заключено с каждым из них.

Между тем работник, временно исполняющий обязанности коллеги, на протяжении всего срока совмещения имеет право отказаться от дополнительной «нагрузки», равно как и работодатель вправе досрочно прекратить соглашение. Обе стороны обязаны известить друг друга об этом решении не позднее чем за три дня (ст. 60. 2 ТК РФ).

Временный перевод

В случае временного перевода сотрудника на должность отпускника он на время освобождается от основных обязанностей и полностью замещает отдыхающего специалиста. Порядок оформления трудовых отношений такой же, как и в предыдущем пункте - необходимо заключить с сотрудником дополнительное соглашение.

При определенных обстоятельствах временный перевод сотрудника происходит без заключения дополнительного соглашения. Например, в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве и других чрезвычайных ситуациях. Срок временной работы не должен превышать одного месяца. Оплата труда работника производится по выполняемой работе, но она должна быть не меньше среднего заработка по прежнему месту работы (ст. 72. 2 ТК РФ).

Также стоит отметить: если по окончании срока перевода прежняя должность временному сотруднику не предоставлена и он сам этого не потребовал и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Внутреннее совместительство

Исполнять обязанности находящегося в отпуске работника можно и по совместительству. В этом случае сотрудник трудится полный рабочий день на своем основном месте, а по его окончании занимается делами отпускника. Такой вид замещения требует оформления нового трудового договора, в котором должно быть указано, что работа является совместительством. Также издается приказ о приеме на работу, и на сотрудника оформляется отдельная карточка. Кроме того, по желанию специалиста в его трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Согласно статье 284 ТК РФ, продолжительность работы по совместительству не может превышать 4 часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену).

Тем не менее, не стоит расценивать замещение коллеги исключительно как трудовую повинность. Нужно помнить, что работа в компании - это не только заработок денег, но и определенная ответственность за ее дальнейшее развитие. «Работа в команде - очень важный элемент любой структуры, - считает Софья Баженова, руководитель отдела персонала группы компаний “Элком”. - Если сегодня ты поможешь, то завтра помогут тебе. В некоторых организациях выстроена целая система взаимозаменяемости сотрудников. Например, в нашей компании менеджер по продажам обязательно должен иметь напарника, и если один находится в отпуске или в командировке, другой может выполнять его работу и вести его клиентскую базу. Конечно, любой дополнительный труд должен быть оценен по достоинству. Наши сотрудники, которые успевают делать не только свою работу, но и дополнительно совмещать, регулярно вознаграждаются и всегда заслуживают благодарности компании».

Однако далеко не всегда организация может подобрать замену отдыхающему сотруднику. Например, если штат компании малочисленный или если отпускник является «узким» специалистом, равного которому на предприятии нет. В этом случае выходом из ситуации может стать привлечение человеческих ресурсов извне.

Внешнее совместительство

Является практически полным аналогом внутреннего совместительства - порядок оформления идентичен. Разница заключается в том, что работник по совместительству ранее не работал на этом предприятии, поэтому времени на его обучение может быть потрачено больше.

Срочный трудовой договор

Для замены отпускника можно заключить срочный трудовой договор с временным работником. Порядок оформления трудовых отношений в этом случае такой же, как и при заключении договора на неопределенный срок. Но есть и небольшие различия. «В срочном договоре обязательно прописываются причины и основания его заключения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, а также сроки его действия, - поясняет Анна Брандукова. - При этом срок может определяться как конкретной датой, так и наступлением какого-либо события».

Последний пункт особенно важен при замещении отдыхающего сотрудника. Нередко возникает ситуация, когда работник опаздывает с выходом из отпуска, например, в связи с неожиданной болезнью. Если же в срочном трудовом договоре замещающего сотрудника указана конкретная дата окончания работы, но он продолжает трудиться, то отношения с работодателем становятся бессрочными. Это значит, что при выходе отпускника придется искать какую-либо причину для увольнения временного сотрудника.

Анна Брандукова обращает внимание на то, что в случае многократного заключения срочного трудового договора по той же трудовой функции суд может признать такой договор заключенным на неопределенный срок (пункт 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Трудовой кодекс предлагает различные варианты замещения отпускника. Но самое главное, о чем стоит помнить сотруднику и работодателю, - любые трудовые отношения обязательно должны быть закреплены юридически.

Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.

Совмещение на время отпуска

Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги (ст. 60.2 ТК РФ).

Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника.

Оплата за совмещение на время отпуска

Работнику, совмещающему свою работу и работу отпускника, помимо собственной зарплаты, полагается доплата за совмещение. Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. Доплата устанавливается по соглашению между работником-заместителем и работодателем (ст. 155 ТК РФ). Она может быть установлена как в твердой сумме, так и, к примеру, в процентах от оклада сотрудника, ушедшего в отпуск.

Соглашение о совмещении

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

г. Москва 10.05.2016

Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

Подписи Сторон

Работодатель_________Г.С. Шелкопрядов

Работник__________Л.К. Сметанина

Приказ о совмещении на время отпуска

Совмещение оформляется соответствующим приказом, в котором желательно отразить:

• причину, по которой работник будет совмещать свою и чужую работу. В данном случае причиной является отпуск другого сотрудника;
• время, на которое работнику предстоит совмещать свою работу и работу отпускника;
• обязанности, которые будет исполнять работник в связи с совмещением;
• размер доплаты за совмещение.

Приказ о совмещении на время отпуска: образец

Данный приказ может выглядеть следующим образом:

ООО «Шелковый путь»Приказ о совмещении должностей

10.05.2016 № 33

В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ приказываю:

1. В связи с отпуском старшего кассира Золотаревой Е.М. с 16.05.2016 по 29.05.2016 возложить обязанности старшего кассира согласно должностной инструкции в порядке совмещения должностей на бухгалтера Сметанину Л.К.

2. Установить Сметаниной Л.К. за данный период времени доплату в размере 10000 (Десять тысяч) руб.

Генеральный директор Г.С. Шелкопрядов

С приказом ознакомлена:

Бухгалтер Л.К. Сметанина

Против совмещения

должностей не возражаю Л.К. Сметанина

Доплата за совмещение и НДФЛ

Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Совмещение должностей и кадровые документы

Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени.

Замещение на время отпуска

Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.

Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).

Замещение сотрудника на время отпуска: оплата

Работник, замещающий коллегу на время его отпуска, получает зарплату в соответствии с выполняемой работой.

Заявление на замещение на время отпуска: образец

При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм (Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:

Оплата при замещении и НДФЛ

Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.